Gute Meetings

Meetings können großartige Möglichkeiten für effektives, gemeinsames Arbeiten sein. Jeder verlässt den Termin und ist gut gelaunt, gut informiert und klüger als vorher. Alle wissen danach genau, was zu tun ist und haben das Gefühl, ihre Zeit sinnvoll investiert zu haben. Und dann gibt es noch die anderen Meetings…

Wie gehen also „gute Meetings“?

Wann sind Meetings gut?

Ich denke, das ist so ein Punkt, über den man sich vortrefflich streiten kann. Und ich denke, das ist ein Punkt über den tatsächlich auch oft indirekt in den Meetings gestritten wird. Deswegen dazu hier mal nur meine ganz persönlichen 5 Cents:

Meetings sollten notwendig sein

Egal wie lieb sich ein Team hat und wie gerne sie Zeit miteinander verbringen: Meetings sind immer fremdbestimmte Zeit, in der man nicht machen kann, was man will oder was man gerade (dringend) sollte. Meetings unterbrechen den Arbeitsfluss. Und während man in einem Meeting ist, und auch einige Zeit davor und danach, kann man nicht regulär produktiv arbeiten. Also Bilder malen, Code schreiben, Features designen…. Deswegen sind Meetings auch schlichtweg teuer. Wenn 5 Leute nur 2 mal die Woche 1 Stunde meeten – und seien wir ehrlich, das dürfte eher mehr sein – dann sind das im Monat im Team insgesamt schon umme bei 48h weniger Zeit für die sonstige produktive Arbeit.

Dazu kommt, dass Meetings manchmal irgendwie zu inflationären Rudeltieren mutieren. Und passt man nicht auf, sitzt man Ratz fatz ganz schnell mal 30-50% seiner Arbeitszeit in Meetings fest. Davon abgesehen, dass das wie gesagt schlichtweg teuer ist, führt das auch im Team schnell zu einer gewissen Ungeduld und Unzufriedenheit, wenn (zu) viele Meetings stattfinden, die nicht (viele) Ergebnisse bringen und bei denen vielleicht nicht alle Eingeladenen wirklich zwingend hätten anwesend sein müssen. Und egal wie gut ein Meeting eigentlich sein könnte: Wenn das Team mit der Einstellung „Och nö, schon wieder ein Meeting!“ da rein geht, wird das meistens eher nicht so toll.

Meetings sollten Ergebnisse bringen

Aus den gleichen Gründen ist es auch wichtig, dass Meetings zumindest in der Regel gute Ergebnisse bringen. Nichts nervt mehr, als sich mühsam Zeit aus seinem eigentlich eh schon vollen Arbeitstag rauszuschneiden und dann in einem unproduktiven Meeting fest zu sitzen, wo nur gelabert und gelabert wird und am Ende nichts dabei raus kommt und alle nur genervt sind. Deswegen ist es wichtig, dass Meetings effizient sind und man auf diese Weise die Zeit seiner Teammitglieder respektiert. Und diesem theoretischen Respekt damit auch Taten folgen lässt.

Ich bin zwar ein großer Fan von Rumblödeln im Team und dem gelegentlichen Austauschen von privaten Stories. Sofern das Team das auch schätzt. Aber damit man für sowas Zeit hat und damit das auch für alle freiwillig ist, muss die Arbeit eben vorher bereits getan sein. Und das am besten ohne Trödelei und unnötigen Waste. Sprich ohne unnötige Prozessverluste.

Wie sorgt man für gute Meetings?

Eigentlich ist das simpel bis trivial:

Gute Meetings brauchen Struktur. Und den meisten Meetings fehlt schlichtweg Struktur.

Versteht mich nicht falsch. Ich hatte schon einen Haufen hervorragender, scheinbar komplett chaotischer, weil sich an keine sichtbare Struktur oder Agenda haltender Meetings, die wahnsinnig produktiv und toll waren. Sowas kann in eher kleinen, großartigen Teams funktionieren. Vor allem bei sowas wie Brainstorming oder kreativer Entwicklung. Aber erstens ist hier das Zauberwort „kann„. Und zweitens klappt das auch nicht bei allen Themen und mit allen Teammitgliedern, weil manche so ein Vorgehen einfach mal total nervt. Und drittens ist das selten das effizientere Meeting. Will ich in einer größeren, interdisziplinären Gruppe ein konkretes Problem lösen, oder einen klar definierten Output erreichen oder einfach nur ein Weekly so machen, läuft das ohne gute Struktur in der Regel mäßig bis katastrophal.

Vor dem Meeting

Für eine gute, weil zu effizienten Meetings führende Struktur braucht man nicht viel, aber doch zumindest etwas Planung. Dafür stellt man sich vor einem Meeting am besten die folgenden Fragen:

Ist das Meeting notwendig?
Wer sollte daran teilnehmen? Aufgrund von welcher Funktion und Expertise?
Was ist mein Ziel mit dem Meeting? Welches Ergebnis erhoffe ich mir?
Wie will ich in dem Meeting vorgehen?
Wie lange schätze ich, brauchen wir dafür?

1. Die Notwendigkeit

Darüber, wie man erkennt, ob ein Meeting wirklich notwendig ist, habe ich hier schon mal ausführlicher geschrieben. Aber kurz zusammen gefasst sollte man sich, wenn man gerade ein Meeting ansetzen will, immer erst mal fragen: Entsteht ein Mehrwert, wenn ich einen Haufen Leute für eine bestimmte Zeit an einen Tisch bringe, der den Aufwand und die Kosten überwiegt? Oder gibt es vielleicht jemanden, in dessen Kompetenzbereich das Thema ganz klar fällt und der vielleicht die Berechtigung und die Befähigung hat, das ganze einfach zu erarbeiten oder zu entscheiden und dann gegebenenfalls den Lösungsansatz dem Team noch mal in einer Mail oder kurzen Präsentation vorzustellen? Sollte die Antwort Ja sein, dann setzt man kein Meeting an.

2. Die Teilnehmer

An Meetings sollten – bis auf Praktikanten oder Azubis – nur Leute teilnehmen, die dafür gebraucht werden. Warum? Nun, hier greift das gleiche Prinzip, wie bei der Frage, warum nur notwendige Meetings stattfinden sollten: Meetings sind teuer, halten Leute von ihrer anderen Arbeit ab und können frustrierend sein, wenn sie (für einen selbst) nicht nötig sind. Dazu kommt hier noch, dass unnötige Teilnehmer bei einem Meeting sich entweder langweilen – was jetzt auch nicht ultra toll für die Stimmung ist – oder aber dafür sorgen, dass das Meeting länger geht, als es müsste.

Es lohnt sich also durchaus nicht reflexhaft bei einem Meeting immer das ganze Team einzuladen, sondern wirklich zu überlegen: Wer wird zu diesem Termin gebraucht? Und zwar aufgrund welcher ganz konkreten Funktion, die er im Team hat. Und aufgrund welcher Kompetenzen, die er mitbringt. Je konkreter das vorher geklärt wird, desto besser.

Jetzt argumentieren einige vielleicht schon innerlich, dass aber ja auch Teammitglieder, die zum Meeting selber nichts beizutragen haben, informiert und up to date sein müssen. Ja. Das stimmt. Aber dafür müssen sie nicht am Meeting teilnehmen. Wie man das deutlich effektiver und für alle Seiten netter machen kann, erkläre ich weiter unten. Spoiler: Gute, prägnante Doku ist die Lösung.

3. Das Ziel und das erwünschte Ergebnis

Je konkreter ich mir selber bewusst bin, welches Ziel ich mit dem Meeting verfolge und welches Ergebnis ich mir erhoffe, desto besser kann ich einen Rahmen schaffen, um das auch (entspannt) zu erreichen. Deswegen macht es auch hier Sinn, sich die 3 Minuten Zeit zu nehmen, darüber etwas zu sinnieren, bevor 5 Leute 10 Minuten länger in einem Meeting sitzen müssen, während ich das on the fly rausfinde.

4. Das Vorgehen

Das Vorgehen im Meeting ist ein sehr weites Feld, weil man von „Wir reden halt“ bis komplexen Methoden hier alles mögliche machen kann. Da ich eher die Kategorie „Wir reden halt“ mit gelegentlichen spontanen Anflügen von der „Zweck heiligt… äh bestimmt die Methode“ 😉 bin und das für mich auch prima funktioniert, wenn alles andere an Struktur steht, kann ich an der Stelle nur sagen: Überlegt euch halt, wie ihr Vorgehen wollt 😉 )

5. Die Dauer

Die geschätzte Dauer ist natürlich wichtig, um im Kalender des Teams die möglichst korrekte Zeit zu blocken. Es ist total nervig, wenn immer standardmäßig eine Stunde geblockt wird, aber dann sitzt man regelmäßig (viel) länger im Termin fest und muss versuchen on the fly Folgetermine zu verschieben. Klar, kann das einfach mal passieren, aber es sollte möglichst nicht die Regel sein.

Während des Meetings

Hat man sich bereits vor dem Meeting die obigen Fragen gestellt, ist die meiste Arbeit eigentlich schon getan. Jetzt sollten die entsprechenden Antworten im Meeting selber transparent kommuniziert werden. Das geht ganz fix:

Die Intro

„Hallo. Schön, dass ihr hier seid. Wir wollen heute *xyz* erreichen. Deswegen sind A,B und C in ihrer Funktion als *xyz* hier, weil sie A,B und C mit einbringen.„

Mit diesem simplen oder vielleicht auch mehreren Sätzen tut man allerdings ganz viel. Die Teilnehmer wissen noch mal ganz genau worum es geht und man fokussiert sie auf das konkrete Ziel. Durch die Vorstellung der Teammitglieder weiß jeder wer dabei ist, was bei größeren Teams durchaus auch noch mal nötig sein kann. Aber vor allem wird klar, warum und in welcher Funktion die entsprechenden Teammitglieder da sind. Jedem wird noch mal vor Augen geführt, wer welche Kompetenzen mitbringt und was in welchen Bereich fällt. Außerdem wird so ganz klar, dass hier nicht pauschal jeder eingeladen wurde und jeder Teilnehmer fühlt sich und seine Zeit gewertgeschätzt. Das schafft gleich eine gute und professionelle Atmosphäre.

Durchziehen

Während des Meetings – zumindest bei meinem Vorgehen 😉 – geht es dann eigentlich nur noch darum, beim Thema zu bleiben und die Teilnehmer gegebenenfalls ab und zu an das Ziel zu erinnern und eventuell auch daran, wer in welcher Funktion im Meeting ist, wenn Diskussionen wirklich all zu sehr aus dem eigenen Kompetenzbereich abdriften.

Die Frage ist jetzt allerdings noch: prügelt man das Thema des Meetings auf Biegen und Brechen durch, auch wenn andere Themen aufkommen? Oder nicht? ich würde sagen, das ist ein klassischer Fall von Jein. Denn natürlich haben wir eine konkrete Agenda für das Meeting und eine Zielsetzung. Und jedes Abschweifen gefährdet das Erreichen des Ziels oder zumindest die Effizienz des Meetings und damit die Wahrscheinlichkeit im gesteckten Zeitrahmen auch wirklich fertig zu werden. Allerdings haben ungeplant aufploppende Themen teils auch durchaus ihre Berechtigung. Plus: Manchmal muss man die Welle einfach reiten, wenn sie da ist 😉 . (Das ist ein bisschen so, wie wenn ich eigentlich was anderes machen müsste, sich mir dann aber ein Thema für einen Blog Beitrag so ganz unschuldig und dezent aufdrängt 😉 )

Vom Thema abschweifen – Ja oder Nein?

Also gehe ich als Producer oder anderweitig das Meeting leitender wie folgt vor, wenn ein nicht eingeplantes Thema aufploppt:

Ich frage mich: Will und kann ich das Fass jetzt gerade aufmachen oder nicht? Lohnt sich das? Habe ich gerade die Zeit und die Kapazitäten dafür? Dafür wäge ich Kosten und Nutzen ab und dabei auch ein bisschen, was mein Team jetzt gerade happier machen würde.
Dann überlege ich, ob ich wen fragen muss, bevor ich dieses Fass jetzt aufmachen kann. Vielleicht die Teammitglieder, ob sie das wollen oder können? Oder aber den Chef, ob er bereit ist, die Arbeitszeit aller jetzt gerade in dieses Thema zu investieren?
Egal, wie ich mich entscheide: Ich benenne die Situation dann im Meeting konkret und kommuniziere transparent meine Entscheidung. Entweder:
- „Nein, wir machen das Fass jetzt nicht auf. Ich sehe, ihr habt da Bedarf, aber aus folgenden Gründen, werden wir dem jetzt nicht nachgehen.“
  Und unter Umständen biete ich dann eine andere Lösung dafür an oder setze ein anderes Meeting dafür an.
  Oder aber:
- „Ja, wir machen das Fass jetzt auf. Aus folgenden Gründen halte ich das jetzt für wichtig. Ich sehe das und das als das Thema an, seht ihr das auch so? Und ich denke, wir können das jetzt in so und so viel Zeit klären.“
  Ich benenne also konkret das Thema und den Rahmen, den ich mir dafür vorstelle.

Die Dokumentation des Meetings

(den Titel hätte ich ja gerne noch größer geschrieben 😉 )

Nach, aber auch bereits im Meeting selber, ist das Thema Dokumentation immens wichtig. Denn nur durch eine effiziente Doku, kann ich dafür sorgen, dass nicht immer jeder am Meeting teilnehmen muss und vor allem dafür, dass Meetings auch wirklich sinnvollen Output bringen können und dem Meeting auch die entsprechenden Taten folgen. Ganz, ganz wichtig! 😉

Hier gibt es drei essentielle Punkte zu beachten:

To Dos

Meine persönliche absolute Red Flag in Meetings sind so Aussagen wie: „Jemand müsste ja mal…“ oder „Später machen wir dann….“ oder „Das muss xyz dann irgendwann später erfahren.“ Warum? Weil mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit solchen Aussagen keine (zielführenden) Taten folgen und die wohl gemeinten Vorsätze so schnell im Sande verlaufen, wie das „Ich trinke nie wieder Alkohol!“ im Neujahrskater. Da greifen einfach ein Haufen sozialpsychologischer Mechanismen, darunter unter anderem ganz schlicht die sogenannte Verantwortungsdiffusion, bei der keiner den A… , okay, ich zitiere besser Wikipedia:

„Verantwortungsdiffusion bezeichnet das Phänomen, dass eine Aufgabe, die offensichtlich zu tun ist, nicht ausgeführt wird – obwohl dafür genügend fähige Personen anwesend beziehungsweise verfügbar wären. Die beteiligten Personen hoffen bewusst oder unbewusst, dass eine andere Person schon rechtzeitig einschreiten würde.“

Und hier gilt: Je diffuser die Vorsätze sind und je mehr Menschen im Meeting anwesend, desto wahrscheinlicher macht das am Ende definitiv gar keiner!

Deswegen muss in Meetings IMMER, wenn klar wird, dass jetzt oder in Folge etwas konkretes zu tun ist, sofort (!) geklärt werden, WER das macht und WANN die Person das macht und sofort dafür gesorgt werden, dass diese Person sich dafür JETZT sofort ein konkretes Ticket schreibt. (oder wo auch immer final die To Dos des Teams niedergeschrieben und organisiert werden). Und zwar mit anständigem Titel und Beschreibung, wirklich so in lesbarer Qualität. Nein, nicht später. Nein, nicht nur eben schnell ne Notiz auf nen Zettel. JETZT! Das ganze Ticket, mit verständlichem Titel und konkreter Beschreibung direkt in die dafür genutzte Software! Das ist – wie viele dieser in diesem Artikel angesprochenen Punkte – so eine ganz klassische Aufgabe des Producers: Immer und immer und immer wieder daran zu erinnern, das solche in erster Instanz tendenziell eher nervigen aber in langer Hinsicht unglaublich befreienden Aufgaben auch wirklich immer akkurat erledigt werden.

Die Kommunikation nach dem Meeting

Nicht selten entstehen aus Meetings nicht nur Aufgaben, die als To Dos niedergeschrieben werden müssen und Doku die erfolgen muss. Sondern es müssen nach Meetings auch mal Teammitglieder oder externe Leute informiert oder umfassender gebriefed werden. Im Prinzip sind auch das To Dos, aber für mich spezielle, da sie eben immer einfach ausschließlich aus Kommunikation bestehen. Auch hier ist essentiell, dass wenn klar wird, dass jemand nach dem Meeting informiert werden soll, bereits im Meeting klar festgelegt wird, WER das macht, WANN die Person das macht, unter Umständen noch über welches MEDIUM die Person das macht und ob und wie es danach weitergeht und wie das wiederum kommuniziert wird.

Die Dokumentation selbst

Werden in Meetings Ergebnisse erzielt, müssen diese dokumentiert werden. Nicht nur für die Anwesenden selbst, sondern auch für diejenigen, die im Meeting nicht dabei waren. Darüber warum eine prägnante, effiziente, übersichtliche und leicht verständliche Doku in jedem Projekt essentiell ist, werde ich auf jeden Fall noch mal nen eigenen Artikel schreiben. Das würde hier wirklich den Rahmen sprengen. An dieser Stelle muss genügen: Man braucht sie. Weil man nicht alleine an Projekten arbeitet. Plus: Man vergisst Dinge. Und eine gute Doku macht allen das Leben einfacher und vermeidet sinnlose extra Arbeit und Prozessverluste.

Darüber wie man am besten dokumentiert könnte man ebenfalls Bücher füllen und vermutlich auch ausufernde Weltkriege anzetteln. Ohne Spaß: Ich habe noch nie ein Thema in Teams so viel Zoff verursachen sehen, wie die Frage danach ob und wieviel und wie Dokumentation (und Assetlisten 😉 ) geschrieben werden sollten und ob und was und wieviel davon von wem gelesen werden muss. Aber es hilft nichts: Das ist wie Zähne Putzen oder Vokabeln lernen. Das muss einfach gemacht werden. Und für das WIE gibt es hier, bis ich das in nen größeren Artikel formuliert habe, auf die Schnelle ne gute Faustformel für Dokumentation:

So wenig wie möglich, so viel wie nötig und so schnell wie möglich.

So wenig wie möglich und so viel wie nötig ist ja nun trivial. Aber warum:

So schnell wie möglich?

Doku schreiben nervt die meisten meistens. Machen wir uns nichts vor. Es ist eine Tätigkeit, die ganz viele im Team lieber zugunsten der „produktiven“ Arbeit nach ganz hinten schieben. Nun ist es wie bei allen unliebsamen Tätigkeiten: Sie werden nicht geiler, wenn ich sie vor mir her schiebe. Dazu kommt, dass auch die Doku selbst nicht besser wird. Denn wenn ich den Kram noch frisch im Kopf habe und genau weiß, was ich eigentlich aufschreiben soll, ist die Doku oft nicht nur deutlich besser, sondern vor allem auch deutlich schneller geschrieben. Dazu kommt, dass im Laufe des Projektes immer und immer mehr Doku dazu kommt. Es beginnt sich also tendenziell ein immer größer werdender Berg vor einem aufzutürmen. Auch nicht so schön.

Plus: Man schreibt die ganze Doku ja nicht zum Spaß. Sondern zum einen damit man selber den Kram nicht vergisst. Aber auch vor allem, damit die Informationen anderen zur Verfügung stehen. Tun sie das nicht (sofort), müssen die Menschen mich fragen – was sie und mich mehr Zeit kostet – oder schlimmstenfalls raten – was dann in der Regel zu Fehlern führt. Beides ist blöd und unnötig. Deswegen sollte Doku möglichst immer so schnell wie möglich erledigt werden.

Dokumentieren während des Meetings

Ich persönlich – als ein Mensch, den begrenztes Multitasking in Meetings nicht sonderlich stört – habe in Meetings meistens schon die Doku geöffnet. Bei uns ist das in der Regel ein Confluence Wiki. Und alles was sich zügig notieren lässt, dokumentiere ich bereits während des Meetings direkt an die richtige Stelle. Es muss dann kein literarisches Meisterwerk sein und kann später glatt gezogen werden. Aber es ist da! Und es ist an der richtigen Stelle! Das hat den Vorteil, dass ich auch die oft wichtigen Kleinigkeiten, tatsächlich dokumentiere und diese nicht bis nach dem Meeting schon längst wieder vergessen habe.

Alles was dann länger braucht, dokumentiere ich dann möglichst direkt nach dem Meeting. Und: Ich verknacke als Produzentin auch die anderen Teammitglieder dazu, ihre Doku möglichst direkt nach dem Meeting oder ansonsten noch am selben Tag zu schreiben. Und ich bitte sie denjenigen, die die Doku brauchen, auch tatsächlich Bescheid zu geben, sobald sie geschrieben wurde.

Zu dem „Simultan-Dokumentieren“ von kleineren Sachen direkt während des Meetings verknacke ich dagegen niemanden. Das ist einfach hart ne Typfrage, ob man das gerne so löst, oder ob das Leute eher sehr stresst. Ist das Team aber dem ganzen nicht total abgeneigt, teile ich meist meinen zweiten Bildschirm mit der Doku drauf und dokumentiere dann sichtbar für alle mit ihrer Hilfe alles was ich kann, oder aber bitte bei Bereichen, wo ich das nicht kann, die zuständigen Personen ganz konkret, das jetzt oder im Verlaufe des Tages noch zu tun. Das allein, also das gemeinsame Dokumentieren der Ergebnisse bereits im Meetings, bringt oft ein ganz gewisses, im positiven Sinne sehr ergebnisorientiertes Mindset mit sich und ein Bewusstsein dafür, dass Ergebnisse prägnant und korrekt dokumentiert werden müssen, damit sie für alle nutzbar werden.

Dranbleiben

Auch hier gilt besonders für den Producer: Dranbleiben. Die Leute immer wieder liebevoll darauf hinweisen. Und auch tatsächlich einfach Vormachen und selber mit gutem Beispiel voran gehen. Es lohnt sich! All dieser ganze Salat, für den der Producer eigentlich das ständig liebevoll motzende Kindermädchen ist, wie strukturierte, effiziente Meetings oder gute, prägnante Doku oder vollständig geführte Assetlisten mag in erster Instanz nerven. Aber er führt wirklich ganz massiv dazu, dass das Team langfristig oh so viel happier ist, die Resultate besser sind, es viel (!) weniger Crunch, Waste und Stress gibt und sich so alle etwas mehr mögen und mehr Spaß bei der Arbeit haben. Noch mal: Es lohnt sich! Wirklich 😉

All das beschriebene ist natürlich kein Hexenwerk und größtenteils tatsächlich eigentlich trivial. Und es ist selbstverständlich auch kein Garant für gute Meetings. Da spielen noch so einige andere Faktoren mit rein. Aber – seien wir ehrlich – es hilft sicher, sich noch mal vor Augen zu führen, wie konzipiert und strukturiert man so die Meetings in letzter Zeit tatsächlich angegangen ist. Oder ob man vielleicht doch mal in der letzten Zeit das ein oder andere, vielleicht im Nachhinein betrachtet unnötige, Meeting angesetzt hat. Oder ob Meetings in letzter Zeit vielleicht auch hätten etwas strukturierter laufen können. Mir auch 😉 😛

Gute Meetings – Wie geht das?